En elektronisk kjørebok ligger i bilen og registrerer hvor du kjører. Men hvordan får du informasjonen overført til sjefen?

Mottakere av kjøregodtgjørelse vil enklere kunne rapportere inn reiser ved hjelp av GPS i bilen. Dette vil gi dokumentasjon som er godkjent av skattemyndighetene og arbeidsgiver. GPSen, som er en fysisk enhet i de fleste elektroniske kjørebøker, loggfører automatisk dato, tidspunkt, kjørerute, adresser for start og stopp, samt bompasseringer og sender disse til en applikasjon på nettet. Mange kjørebøker lar deg også opprette faste kjøremønstere. Da vil turer du tar ofte få riktig formål registrert automatisk . Adressene du besøker kan også få egne navn i loggen slik at du enkelt holder oversikt over hvor du har vært.

Enkel tilgang på nett

Alle seriøse elektroniske kjørebøker gir deg enkelt tilgang til alle detaljer via applikasjoner på nett. Ved bruk av noen elektroniske kjørebøker må du selv koble enheten til datamaskinen din og laste opp informasjonen. Andre typer har innebygget SIM-kort og oppdaterer loggen jevnlig uten at du tar de ut av bilen. For begge variantene er det vanlig at du logger deg inn i en webapp på mobil, nettbrett eller PC/Mac for å se turer og ta ut rapporter. Ved hjelp av slike skyløsninger er detaljene tilgjengelig hvor som helst så lenge du er på nett. 

Rapportering og delt tilgang

Når du er logget inn er det mulig å gjøre endringer i kjøreboken som har blitt laget automatisk. Dette kan være korrigering av adresser, f.eks. gatenummer som ser ut til å være feil, tillegg for passasjerer, bruk av tilhenger eller andre elementer som kan påvirke kjøregodtgjørelsen.

Systemene gjør det mulig å hente ut rapporter som er oppdaterte til dagens dato. Noen kjørebøker lar deg lagre disse i PDF-format, og de kan enkelt sendes videre per e-post. Noen lar deg sette opp faste rapporter og du kan oppgi faste mottakere av rapportene på epost. Et annet alternativ er å eksportere filen til f.eks. Excel.

Som sjåfør kan du dele tilgang til din kjørebok med relevante personer som bedriftens regnskapsfører eller din sjef. Da kan de selv logge seg inn og hente ut de rapportene de trenger for å kunne regne ut din kjøregodtgjørelse.