Regler for GPS i firmabil

Er du daglig leder i en bedrift med firmabiler er det mange gode grunner til å benytte elektronisk kjørebok. Bakdelen er at mange ansatte føler seg overvåket og blir usikre på hva informasjonen skal brukes til. Som arbeidsgiver har du lover og plikter du må forholde deg til, og de ansatte har rettigheter.

Flåtestyring 

I noen bransjer vil det være hensiktsmessig å ha kontroll på hvor de enkelte bilene befinner seg slik at de enkelt kan omdirigeres ved behov. Det er dette som kalles flåtestyring.

Dette gjelder særlig bedrifter som har mange biler og regelmessig får hasteoppdrag. Dersom dette er tilfelle, og du installerer elektroniske sporingsverktøy, er det klare begrensninger på hva du kan bruke den innsamlede informasjonen til.

Faktisk er det slik at de eneste relevante personopplysningene vil være bilenes, og dermed også sjåførens plassering i ”real time”. Her bør du undersøke mulighetene for at den ansatte kan være privat i arbeidstiden. Det kan for eksempel være tilfeller hvor den ansatte må utføre private ærender i arbeidstiden, som er avklart med deg som arbeidsgiver. 

Les også: Kan man jukse med elektronisk kjørebok

Du kan heller ikke bruke informasjonen for å sjekke hvilken rute sjåførene bruker, hvor lange pauser de tar eller annet som ikke er relevant for flåtestyringen. 

Formål og overskuddsinformasjon

Det er liten tvil om at en elektronisk kjørebok er gunstig med tanke på effektivitet i biladministreringen og ikke minst ryddighet når det kommer til beskatning. 

Det enkelte ansatte reagerer på, er all annen informasjon som registreres av en slik sporingsenhet. Nærmere bestemt detaljer om deres daglige bevegelser.

Disse opplysningene, som for eksempel hvor lenge en ansatt har hatt pause, beskyttes av Personopplysningsloven. Som arbeidsgiver kan du ikke benytte deg av personopplysningene til annet formål enn det du faktisk har opplyst om. Som i dette tilfellet vil være å oppfylle dokumentasjonsplikten du har overfor skattemyndighetene. 

Les også: Hvilke regler gjelder for firmabil

Opplysninger som vil være å anse som overflødige kan være:

• Kontroll av den ansattes timelister
• Lengde på pauser
• Kontroll av den ansattes fart

Opplysninger som du som arbeidsgiver ikke skal benytte deg av skal i utgangspunktet slettes. Dette er i motsetning til relevant informasjon som skal lagres i minst fem år. 

Kommunikasjon og tillit 

Ved innføring av slike systemer er det viktig å tydelig kommunisere formålet til de ansatte. I den sammenheng kan det være ryddig å opplyse de ansatte om deres rettigheter og samtidig forsikre dem om at informasjon som ikke er relevant ikke kan brukes mot dem, og at alle slike opplysninger vil bli slettet.

Her er det selvfølgelig avgjørende at ikke ledelsen blir fristet til å bruke mer informasjon enn hva loven tilsier.