Autogear er klar for 2022 - med en rekke snedige oppdateringer på plass!

Autogear har alltid satt sjåføren i første rekke og brukt mye tid på å forbedre brukervennlighet for de som er på veien. Samtidig vet vi at for at arbeidsprosessene i bedriftene skal bli effektive så trengs det gode funksjoner også for administrative brukere. Derfor har vi i løpet av 2021 lansert en rekke funksjoner med tanke på større bedrifter. Et gjennomgangstema har vært å ivareta sjåførenes personvern samtidig som arbeidsflyt og rapportering forbedres.

Oppsummert

For å ta den korte historien først: I år har vi har bygget en helt egen modul for godkjenning av krav, der lederen enkelt kan godkjenne eller avvise kjøregodtgjørelse direkte i vår løsning. Vi har også laget en prosjektmodul, forsterket personvernet gjennom å gi sjåføren full kontroll over egen data samt at vi har korrigert slik at man kan pre-definere hvilke lønnsarter og ansattnummer som skal fremkomme i lønnsrapportene. Dette gjør at rapportene kan importeres direkte i lønnssystemet, uavhengig av hvilket system man bruker.

Innebygd godkjenning av kjøregodtgjørelse

Tidligere har man måttet eksportere data (ofte i form av pdf-filer) og sendt videre til nærmeste leder for godkjenning. Nå har vi gjort det mulig å ta godkjenning uten å forlate løsningen. Dette innebærer at både nærmeste leder og lønnsansvarlig kan godkjenne kravene direkte i Autogear, for deretter å ta ut fullstendige rapporter samlet for alle ansatte. Klikk her for å lese mer om vår nye godkjenningsflyt.

Tidsbestemt synlighet på kart

Sjåføren kan nå selv bestemme i hvilken grad deres kjøring er synlig for administratorer. Løsningen fungerer for både firmaeide og privateide biler og har instilling for synlighet basert på både dag i uken og tidspunkt på dagen. Med aktiv bruk av denne funksjonen vil man kunne oppnå noen av fordelene med klassisk flåtestyring samtidig som personvernet er ivaretatt.

Mer effektiv arbeidsflyt

I Autogear har vi i alle år hatt samme arbeidsflyt for sortering av turer. Denne baserte seg på at man flyttet turer videre fra innboks, til utboks eller arkiv basert på om turen skal være med i en rapport eller ikke. Vi har nå forenklet sorteringsprosessen ytterligere gjennom å slå utboks og arkiv sammen til “bekreftede turer”. I praksis betyr dette at våre kunder nå får en enda mer sømløs arbeidsmetode med enda færre tastetrykk og en måte å jobbe på som fungerer like godt for både privatbiler og firmaeide biler. 

Prosjektrapport for bedre oversikt 

Registrering og rapportering av kjøring knyttet til prosjekter ble i 2021 enda enklere og mer strømlinjeformet med lansering av funksjonen “Prosjektrapport”. Hver enkelt tur kan nå markeres med prosjektnummer samtidig som en liste over prosjekter vedlikeholdes på en egen side.

Når det skal faktureres etc. knyttet til prosjekter kan man så basert på valgt tidsrom og prosjekt få ut en ferdig rapport med oppsummert og detaljert kjøring og bompenger knyttet til prosjektet. Klikk her for å lese mer om vår nye prosjektrapport.

Egne lønnsarter og avdelinger

Mange av våre kunder eksporterer kjøredata, lønnsrapporter og kjøregodtgjørelse videre inn i andre systemer. I mange tilfeller for å kunne utbetale riktig lønn til de ansatte. I den anledning må man sikre at tall kommer inn på riktig lønnsart. 

I 2021 ble det mulig å selv definere lønnsarter for satsene i Autogear. I kombinasjon med at man kan registrere ansattnummere kan da vår lønnsrapport importeres direkte i lønnssystemet. Dermed er det færre rom for feil og ingen manuelle prosesser.

Vi har også innført avdeling som en innstilling for hver sjåfør og gitt mulighet for å gjøre egne rapporter per avdeling.

Resultater så langt 

Arbeidet med løsningen gjennom 2021 har allerede gitt resultater. I løpet av 2021 har vi passert 11.000 biler med Autogear på veien. Nye kunder det siste året er blant annet Eiendomsmegler Vest, Eie Eiendomsmegling, Maskinentreprenørenes Forbund, OneCo, Autronica, Borg Forvaltning, DeLilla, Norsk Saneringsservice, Solid, Peab, Norges eiendomsmeglerforbund, Eiendomsmegler 1, Myhrvoldgruppen, Viken konsernet, Nordvik og mange, mange flere.

Usikker på om Autogear er noe for din bedrift? Da kan en pilot være løsningen

Mange bedriftsledere føler seg usikre på om tjenesten vil fungere godt i samspill med bedriftens prosesser og ansatte. Den usikkerheten liker vi i Autogear å fjerne før vi tar nye kunder ombord. Derfor har vi laget en strukturert pilot-prosess, hvor bedrifter som tror at de kan få en høy return on investment får teste Autogear i egen bedrift og med egne prosesser rundt reiseregning, beskatning og lønn. Klikk her for å lese mer om vårt pilotprogram.

2022 og veien videre

Utviklingen av Autogear fortsetter. Vårt mål er å lage en kjørebok som er helautomatisk for sjåførene samtidig som administratorer nyter godt av strømlinjeformede arbeidsprosesser og solid rapportering - uten at det går ut over personvernet. Som en del av www.ecit.no vil vi kunne tilby tilstøtende tjenester til elektronisk kjørebok fra andre deler av konsernet, men vårt fokus vil fortsatt være 100% kjørebok..