Ansvarlig for regnskapet? Slik unngår du kaos på grunn av kjøregodtgjørelse

Mange som bruker privatbil i jobb slurver med føringen av kilometere, mens regnskapsførere og økonomiavdelinger river seg i håret over mangelfulle kjørebøker. Her er tipsene som gjør det lettere for begge parter.

Å føre kjøregodtgjørelse oppfattes av mange som komplisert. Derfor finnes det utallig snodige metoder å levere kjøregodtgjørelse på. Noen skriver ned antall kjørte kilometer etter egen hukommelse, mens andre velger å ikke levere i det hele tatt fordi de synes det er tungvint. Mange leverer lange lister med bompasseringer fra bompengeselskapet, der private og jobbrelaterte passeringer må sorteres manuelt. Dårlige og mangelfulle bilag fører til unødvendig merarbeid for regnskapsførere og økonomiavdelinger.  

Når en ansatt leverer krav om kjøregodtgjørelse, må økonomiavdelingen foreta en rimelighetsvurdering på hvorvidt kilometerne og bompasseringene er reelle. Slike skjønnsmessige vurderinger bør holdes til et minimum fordi det utgjør en potensiell feilkilde. Heldigvis finnes det metoder som gjør det enklere å holde oversikt.

Les saken: Ble elektronisk kjørebok egentlig påbudt i 2016?

Det første alternativet er å ha en fysisk kjørebok liggende i bilen. Her kan sjåføren skrive ned alle nødvendige opplysninger som trengs for å få utbetalt kjøregodtgjørelse, det vil si formål for reisen, kilometerstand før og etter turen, parkering- og bomutgifter.

Alternativ to er å ha en kjørebok i Excel der du fører ned bompasseringer og antall kjørte kilometer. Et slikt dokument sørger for god oversikt for den ansatte og kan enkelt skrives ut og overleveres direkte til økonomiavdelingen. AutoGear tilbyr en helt gratis Excel kjørebok som kan lastes ned her. Etter det er det bare å begynne å føre.

Et siste alternativ er å skaffe en elektronisk kjørebok. Med en elektronisk kjørebok fylles kjøreboken ut automatisk, og den ansatte kan ta ut ferdige rapporter som kan leveres direkte til regnskapsfører. Dette sparer alle involverte for mye tid, og sikrer at utbetaling av godtgjørelse skjer på et grunnlag som tåler inspeksjon av revisor og Skatteetaten.

Ønsker du å lære mer om elektronisk kjørebok? Ta en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
Dersom du ønsker å holde deg oppdatert på kjørebok og kjøregodtgjørelse kan du melde deg på AutoGears nyhetsbrev.