Hvor lenge skal kjøreboken oppbevares? En guide til oppbevaringsregler

Når du driver et firma, både enkeltmansforetak eller AS, er du pliktig til å ta vare på det som kalles primærdokumentasjon i minst fem år. Sekundærdokumentasjon skal oppbevares i tre år og seks måneder. Det gjelder også kjøreboken din, men går den som primær- eller sekundær?

Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (med noen få unntak hvorhttps://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/retting-og-sletting/ oppbevaringstiden er ti år). Regnskapsmateriale som nevnt i nr. 5 til 8 skal oppbevares i tre år og seks måneder. (Kilde: Skatteetaten)

Hva er primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon?

Primærdokumentasjon benyttes som grunnlag for selve bokføringen. Det vil si, det som brukes som grunnlag for føringen av et regnskap, slik som fakturaer, kvitteringer, utleggsskjema og lignende. Fordi disse bilagene er så viktige for regnskapet ditt er det et krav til at de oppbevares i fem år etter regnskapsåret det ble ført.

Sekundærdokumentasjon er gjerne tilleggsdokumentasjon med viktige opplysninger som ikke direkte fører til noen transaksjoner i regnskapet. Eksempel på sekundærdokumentasjon kan være en salgsavtale, en ordreseddel eller andre avtaler av betydning for virksomheten. Det oppbevares i tre år og seks måneder.

Kilder: Conta og  Altinn

Hvilken kategori havner kjøreboken under?

Kjørebok inngår i regnskapets primærdokumentasjon. Kjøreboken regnes som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3. Som nevnt tidligere i teksten, så står det at bestemmelsene i bfl. § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Hvorfor kan ikke vi bare lagre denne dataen i fem år, om dokumentasjonen logget i kjøreboken er regnskapspliktig?

Det er forbudt å oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Det vil si at når formålet er nådd, skal opplysningene slettes, selv om de som er registrert ikke har bedt om det. Virksomhetene må ha systemer og rutiner som sikrer at sletting blir gjennomført. 
Kilde: Datatilsynet

Slik som når du sier opp som ditt abonnement på elektronisk kjørebok hos oss er, formålet nådd og dine opplysninger må slettes innen en rimelig tid. Det vanligste er 30 dager fra avtalens slutt, men vi har strukket den til 60 dager, som samsvarer med fristen for retur av GPS. Derfor har vi Autogear Save. Dette er så vi kan oppbevare din kjørelogg for deg i de fem årene fra avtaleslutt, og du kan når som helst ta kontakt når det er behov og få en rapport sendt for ønsket periode.

Videre så ligger dette dokumentasjonsansvaret på deg og din bedrift, og ikke oss som leverandør av en tjeneste og produkt. Derfor kan det være lurt å ta Autogear Save så du har en ting mindre å tenk på, og en perm mindre å fylle bokhyllen med.