Kjøregodtgjørelse og firmabilskatt - kjørebokens nedslagsfelt i bedriftens regnskap

Elektronisk kjørebok er ikke bare “påbudt utstyr” for enkelte bedrifter. Tjenesten kan også være en byggesten i bedriftens regnskap. I denne artikkelen tar vi for oss i hvilke tilfeller det gjelder og hvor tallene fra kjøreboken typisk vil være å finne.

Elektronisk kjørebok og realiteten i regnskapsopplysninger knyttet til bedriftens bilbruk

Når vi ser bilrelaterte poster i et regnskap så er det i mange tilfeller innkjøpspris som er underlaget - eller listepris i f.eks. beregning av såkalt firmabilbeskatning. I disse tilfellene er det relativt uproblematisk å sikre at informasjonen er riktig. Listeprisen er godt kjent.

I andre tilfeller er det imidlertid faktisk bruk som legges til grunn. Bruken uttrykkes typisk gjennom antall kjørte kilometer, en sats per kilometer og faktisk påløpte bompenger.

Underlaget for disse beregningene er det i enkelte tilfeller lovmessig greit at den ansatte registrerer manuelt på egne vegne. Men, med elektronisk kjørebok er det ikke lenger nødvendig at registrering skjer manuelt. I mange tilfeller er det heller ikke lønnsomt, siden dette er tidkrevende operasjoner. Elektronisk kjørebok er med andre ord et digitaliseringsverktøy.

Lønnsslippen er kjørebokens nedslagsfelt

Det er stort sett innenfor lønnsberegninger at registrering av faktisk bilbruk gjør seg gjeldende i denne sammenheng. Nærmere bestemt i disse to tilfellene:

• Kjøregodtgjørelse
  Ansatt bruker privatbil i jobb og skal få refundert kjøregodtgjørelse, tillegg og bompenger.
• Variabel firmabilbeskatning
  Ansatt bruker bedriftseid bil privat og det skal beregnes trekkpliktige naturalytelser som lønn.

I sistnevnte tilfelle har det siden 2016 vært mulig å legge til grunn faktisk kjørte kilometer privat og en sats per kilometer i stedet for den sjablongmessige beregningen basert på bilens listepris og alder.

Det finnes andre tilfeller hvor faktisk bruk også slår inn. Typisk vil det da være snakk om innberetning av jobbrelaterte bompenger på firmabil med full sjablongmessig firmabilbeskatning og fakturering av f.eks. kjøring knyttet til prosjektarbeid.

Sist men ikke minst må det nevnes tilfellet hvor kjørebok føres uten at det gir regnskapsmessige konsekvenser - nemlig der hvor teknologien tas i bruk for å kunne bevise overfor skattemyndigheter at det ikke har forekommet privat bruk, og at det er riktig at lønnsberegningene til de ansatte ikke inneholde elementer av “fri bil”.

Bruker du varebil fra jobben privat? Sjekk om du kan få lavere firmabilskatt med denne testen.

Nøyaktighet gjennom teknologi

Registrering av kjøring med elektronisk kjørebok skjer ved hjelp av GPS-teknologi og kartdatabaser fra f.eks. Google Maps. Dermed oppnås stor nøyaktighet, og mulighet for å etterprøve bruken i detalj. Ved revisjon får man med andre ord et datasett man kan se nærmere på ved behov - noe som i mange tilfeller vil kunne ha svært høy verdi ved f.eks. uventet høy bruk i perioder eller blant enkelte ansatte.

Har du en kunde som bør vurdere Autogear? Våre kunderådgivere tar gjerne en prat med kunden din direkte - eller en samtale med deg først dersom du ønsker å få en vurdering før du henviser. Klikk her for mer informasjon.