10. mai 2019

Autogear kjørebok, med støtte for skippertaksmetoden

Businessman making effort to move alarm clock

Er du litt tvilende til elektronisk kjørebok fordi du ikke vil endre på gamle vaner? Liker du å ikke bekymre deg for kjøregodtgjørelse i det daglige? Er du vant til å ta et tak innimellom? Fortvil ikke - Autogear passer perfekt til å gjøre det månedlige, kvartalsmessige eller årlige skippertaket til en lek!

Fra innboks til ferdig rapport

Når du logger deg inn i Autogear så vil innboksen inneholde alle turer du har kjørt - vist oversiktlig med kart og relevant informasjon. Så allerede der er mye tid spart - du trenger ikke føre en eneste tur eller bompenge! Men du må allikevel få i stand en rapport - også kjent som krav om kjøregodtgjørelse.

Første steg er å tømme innboksen. Da havner turene du skal få betalt for i utboksen mens resten går i arkivet. Fra utboksen kan du så med få trykk ta ut dokumentet du trenger.

Utfordringen for et vellykket skippertak med Autogear blir dermed å tømme en breddfull innboks på en effektiv måte. Det vi skal ta for oss nå.

(I dette eksempelet tar vi utgangspunkt i en sjåfører som stort sett kjører i jobb innenfor normal arbeidstid. Vi har løsninger for de som kjører mer kaotisk også - klikk her for å ta en prat med oss om det.)

“skippertak n (bokmål/riksmål/nynorsk)
Plutselig, kortvarig krafttak. Uttrykket kommer fra sjømannstida når man ofte på lange sjøreiser hadde lite å gjøre mesteparten av tida man reiste mens akkurat i de korte tidsrommene når skipet skulle inn i, eller ut av en havn var det masse å gjøre og alle måtte stå på det de var gode for, inkludert skipperen.”

Grovsortering på tidspunkt og dag i uken

Turene i innboksen skal enten settes som jobb eller privat før man sender dem videre til utboksen. Utboksen er der egentlig for folk som logger inn og går over turene innimellom. I et skippertak blir den mer en siste mellomstasjon før utbetaling.

For å finne private turer kan du begynne med å bruke filterfunksjonen i Autogear til å bare vise turer som er kjørt på ettermiddagen. Deretter kan du markere alle disse samlet som private og sende de til arkivet.

Som et neste steg kan du bruke datovelgeren til å kun vise turer i helgene. Forsikre deg med et raskt blikk på turene om at disse ikke jobbrelaterte, sett dem deretter samlet som private og send dem videre.

Nå står du igjen med utelukkende turer innenfor arbeidstid. Tiden kan da ha kommet for å scrolle gjennom turene raskt og se om du kjenner igjen noen private adresser. Du kan også søke opp eventuelle adresser du vet du innimellom kjører til innenfor arbeidstid. Noen trenger også å fjerne turer mellom hjemsted og fast arbeidssted som har forekommet i arbeidstiden - disse finner du også med filterfunksjonen.

Tips: Sjekk fredag ettermiddag - erfaring viser at privat kjøring noen ganger kan begynne uventet tidlig da….

Forhåndsvis rapporten før du sender turene til utboksen

Etter å ha sett over adressene sitter du nå igjen med jobbturene dine. Da kan det være greit å ta ut en forhåndsvisning av rapporten du er i ferd med å sende fra deg. Se over pdfen du får fram, gjør eventuelle siste justeringer på turene og send deretter turene til utboksen samlet.

I utboksen velger du simpelthen alle turer og klikker på lag krav for å få dokumentasjonen du trenger. Denne kan deretter sendes direkte til rette person eller økonomisystem for utbetaling.

Så enkelt kan du altså gjøres - skippertaket er ikke lenger en ørkenvandring gjennom egen kalender og bompengekalkulatorer når man har Autogear!

Et siste skippertak

Dersom du på et eller annet tidspunkt skulle ønske å effektivisere prosessen med Autogear enda mer så kan du sette opp regler i stedet for å gjøre stegene over.

Med regler satt opp for din Autogearkonto kan du automatisk sortere både på tidspunkter og adresser og dermed få en tilnærmet perfekt kjørebok uten å løfte en finger.

Men - det er ikke et krav. Vårt langsiktige mål er at du sjelden eller aldri skal behøve å logge deg inn og allikevel få riktig kjøregodtgjørelse. Skippertaksmetoden er med andre ord fremdeles helt OK når du bruker Autogear og vil alltid være det.