Ta kontroll over kjøregodtgjørelsen - før den tar kontroll over de ansatte

Å la de ansatte bruke egen bil i jobb mot å få kjøregodtgjørelse er en økonomisk og miljømessig god ordning. Bedriften slipper å kjøpe biler og betaler i stedet for faktisk kjørte kilometer. Derfor velger også stadig flere bedrifter kjøregodtgjørelse framfor firmabilbeskatning. Men så må man også finne ut hvordan det skal skje i praksis. Hvem skal ta ansvaret for prosessen - den enkelte ansatte eller bedriften selv? I denne artikkelen tar vi for oss Autogears perspektiv på dette spørsmålet.

Krav fra myndighetene

Det stilles selvfølgelig krav fra statens side for at man skal kunne foreta helt eller delvis skattefrie utbetalinger fra bedriften til de ansatte. Kjøregodtgjørelse er intet unntak - kravet eller kjøreoppgaven som ligger til grunn for utbetalingen må oppfylle bokføringslovens krav. Ansvaret for at dette er ivaretatt faller på arbeidsgiver. Dermed er det ikke mulig å helt og holdent legge ansvaret for føring av kjøregodtgjørelse på den ansatte.

Det er bedriften som gjennomgår regnskapsrevisjon og bokettersyn. Dermed må bedriften som et minimum sette en klar standard for hvordan de ansatte fører kjøregodtgjørelse og sørge for utbetaling skjer på et tilstrekkelig grunnlag. Med dette i bakhodet er det mange bedriftsledere som har sørget for elektronisk kjørebok til ansatte med privatbil.

Valg av løsning og bruk av arbeidstid

Løsningen man velger for å føre kjøregodtgjørelse er bestemmende for hvor mye tid som går med til føring. Mest tid vil det vanligvis ta hvis man overlater det til hver enkelt ansatt å finne ut av hvordan det skal gjøres, for eksempel ved å laste ned en tilfeldig mal og ta den i bruk så godt man kan.

Last ned vår gratis sjekkliste for kjøp av elektronisk kjørebok.

Noe bedre blir det hvis man lar de ansatte legge turene manuelt inn i et reiseregningssystem eller en tilhørende mobilapp. Kilometer etc. vil da vanligvis regnes ut automatisk og man vil ha bedre forutsetninger for å oppfylle formelle krav.

Minst tid vil det naturlig nok gå med dersom man bruker en elektronisk kjørebok som er egnet for oppgaven. Med løsninger som Autogear vil man da kunne nærme seg full automatisering - inkludert registrering av bompenger. Man vil også ofte kunne forvente reduksjon i kostnader knyttet til regnskap, ettersom man der ikke lenger trenger å bruke like mye ressurser på kvalitetskontroll.

Arbeidsgiver kan normalt ikke kreve at de ansatte gjør administrative oppgaver på fritiden, så det vil i de fleste tilfeller være arbeidstid som går med til føring av kjøregodtgjørelse. Hvem lider under at det kastes bort tid på jobb? For arbeidstakere med f.eks. provisjon så vil det selvfølgelig være noe de kjenner på selv, men i det fleste tilfeller vil det være arbeidsgiver som har mest å tjene på at arbeidstiden brukes på verdiskapende aktivteter.

Viljestyrke og humør

Kjøregodtgjørelse, reiseregning, utleggsskjema... Få ansatte tenker på slike ting med glede. Med mer manuelle løsninger blir byrden større på den ansatte. Og ting blir ofte utsatt. Det er ofte slik at det kun er når den ansatte har ekstra energi og pågångsmot eller er under tidspress på slutten av en måned eller et år at kjøregodtgjørelsen blir ført. Humøret påvirkes ofte både i forkant og etterkant av øvelsen. I negativ retning.

For mange arbeidsgivere er det viktig at arbeidkapasiteten i akkurat tilfellene av høy energi eller tidspress går med til verdiskaping og ikke administrative oppgaver. “Gulltimene” til de ansatte skal med andre ord brukes optimalt. En måte å tilrettelegge for dette på er å skaffe elektronisk kjørebok. Fornøyde medarbeidere er en hyggelig og lønnsom bi-effekt.

Andre systemer til sammenligning

Er elektronisk kjørebok så veldig annerledes enn andre verktøy bedrifter skaffer til sine ansatte? Dersom man velger å si at føring av kjøregodtgjørelse er de ansattes problem så vil man med samme logikk kunne si at man ikke trenger et reiseregningssystem. Man vil kanskje kunne hevde at det samme vil gjelde systemer for å føre timer. Elektronisk kjørebok er et administrativt system til bruk i arbeidstiden og kan i hvertfall ikke sies å med selvfølgelighet være noe den ansatte skal stå for på egen hånd.

Seks grunner til at din bedrift ikke skal eie biler lenger.

Automatisering = bedriftens valg

Stadig flere bedrifter velger å skaffe elektronisk kjørebok til ansatte som ofte bruker egen bil i jobb. Det sikrer at bedriften oppfyller regnskapsmessige krav, gjør at de ansatte kan være effektive i arbeidstiden og føyer seg pent inn i rekken av andre systemer man velger å bruke for å holde effektiviteten oppe. Et annet element er at det fjerner frustrasjon med en oppgave som de aller færreste ser fram til.


Men, her finnes det ingen offentlige regler som styrer bedrifslederen. Så lenge resultatet er godkjent kan man legge opp prosessen som man vil. Vi mener allikvel at man som bedriftsleder bør tenke seg nøye om før man lar det være den ansattes valg om man skal automatisere prosessen eller ei.

Har du spørsmål om elektronisk kjørebok for din bedrift? Klikk her for å ta en uforpliktende prat med en av våre kunderådgivere.