Nordmenn mottar over 6,5 milliarder kroner i kjøregodtgjørelse hvert år. Og hvis du bruker din egen...
Mot slutten av måneden gjentar den samme scenen seg hos utallige bedrifter landet over: Medarbeidere som bruker egen bil i jobb setter seg ned med kalenderen, Google Maps, en halvgod oversikt over landets bomstasjoner og et litt rotete Excel-ark. Det er tid for å koke kjørebok.
Uten smaksgaranti
Resultatet kommer gjerne ca en halv dag senere: En mer eller mindre riktig beskrivelse av mer eller mindre reelle turer med mer eller mindre reelle passasjerer og formål.
Den som leverer reiseregningen har gjort sitt beste basert på hukommelsen. Ledelsen, regnskapsfører og revisor gjør det beste de kan for å gå oversikten etter i sømmene.
Til tross for mye god innsats så forblir en del spørsmål ubesvart. De som kjørte bilen lurer på om de fikk nok, de som betaler kjøregodtgjørelsen lurer på om de betaler for mye, revisor lurer på om Skattetaten vil godkjenne reiseregningen.
Riktignok har man klart å koke opp en skikkelig røre, men det sier seg selv at slike prosesser ikke hjelper bedriften framover. Iherdig innsats har ikke blitt belønnet med et velsmakende produkt.
Små ingredienser som skaper en stor røre
Det hele stammer fra noen grunnleggende forutsetninger:- Det koster penger å bruke bil
- Bilen skriver ikke kvitteringer
- Folk er dårlige til å huske hva de har gjort og hvor de har vært
- Bomstasjonene er tidvis tett plassert på kjøreruten
1,5 millioner nordmenn har krav på kjøregodtgjørelse hvert år. Det blir en hel del bortkastet tid og unødvendige frustrasjoner Men kjørebok behøver ikke nødvendigvis være en lidelse. Den mest nærliggende løsningen er å ta i bruk elektronisk kjørebok. Men det valget har også noen utfordringer ved seg.
Alle kjørebøker er like men noen er likere enn andre?
Enkelte leverandører opererer med fastmontert utstyr som man ikke uten videre ønsker inn i en privatbil. Noen krever permanente koblinger på avtalesiden og opererer med lang bindingstid.
Andre gjør det ikke mulig å skjule privat kjøring for arbeidsgiver dersom arbeidsgiver betaler for kjøreboken. Og sist men ikke minst krever mange elektroniske kjørebøker fremdeles at turer sorteres manuelt mellom privat og jobb.
Med manuell sortering er vi tilbake til skippertakene som er så godt kjent fra før. Føringen tar kanskje ikke lenger så mye tid, men jobben med å gå gjennom alle turene som privatbilen har kjørt siden forrige reiseregning og få sendt inn reiseregningen er fremdeles noe man kan grue seg til - og utsette.
Last ned: Sjekkliste for kjøp av elektronisk kjørebok. Unngå å kaste bort tid og penger på dårlige beslutninger.
Når ferdigmat smaker best
På tross av utfordringene med enkelte leverandører så er elektronisk kjørebok uansett veien bort fra kaos, tapt tid og ubehagelig diskusjoner. Med moderne teknologi kan man oppnå tilnærmet full automatisering, samtidig som kostnadene er såpass lave at investeringen betaler seg tilbake flere ganger. Bedre stemning på kontoret er vanskelig å sette en prislapp på og kommer ofte som en bonus.
Kokes det kjørebok i din bedrift også?
