Elektroniske kjørebøker gir mange fordeler, fra enklere skatterapportering til mer effektiv flåtestyring. Men det følger også med et ansvar. Et ansvar for å behandle personopplysninger i tråd med GDPR.
Med ny praksis og stadig høyere krav til dokumentasjon, har vi i ECIT Autogear nå oppdatert vårt GDPR-kompendium. En praktisk veileder for deg som enten vurderer å ta i bruk, eller allerede bruker elektronisk kjørebok i din virksomhet.
Hvorfor er dette viktig?
Siden GDPR trådte i kraft i 2018, har både kravene og forventningene økt. En hendelse inkludert bøter gitt til virksomheter som har innført GPS-sporing uten god nok informasjon eller avtale med ansatte. Dette viser hvor viktig det er å dokumentere og informere riktig.
I vårt kompendium finner du:
- Forklaring på hva GDPR faktisk krever ved innføring av kjørebok
- Forslag på standard avtale mellom arbeidsgiver og ansatte
- Mal for informasjonsbrev som kan deles med ansatte
- Beste praksis for å sikre lovlig behandling av persondata
- Praktiske eksempler og scenarior, f.eks. bruk i transport, bygg og risikoutsatte oppdrag
Les mer om beste praksis ved bruk av flåtestyring i bedriften
Hva sier regelverket?
En elektronisk kjørebok samler inn personopplysninger. Det vil si at data som kan knyttes til en person, som kjøreruter, tidspunkt og formål. Derfor er bedrifter pliktig til å:
- Ha et rettslig behandlingsgrunnlag (lovpålagt, berettiget interesse, samtykke)
- Informere ansatte tydelig og forståelig før løsningen tar i bruk
- Respektere retten til privatliv, eks skjulte detaljer om private turer
- Sikre og begrense lagring av data
- Kun bruke data til det formålet som er avtalt, og ikke mer.
Dette er utdypet ytterligere i Artikkel 5 og Artikkel 6 i GDPR, og gjelder uansett om man bruker GPS-brikker, app eller manuell loggføring.
Hvordan hjelper Autogear deg?
Autogear har bygget systemet sitt etter prinsippene som innebygd personvern:
- Skille mellom privat og jobb: Data om private turer holdes skjult for arbeidsgiver
- Automatisert dataminimering: Kun relevant informasjon behandles
- Personversnivåer per bruker: Ansatte styrer selv hva som er synlig
- Datakontroll og sletting: Systemet sletter data automatisk etter behov
- Kryptering og tilgangskontroll: For å beskytte mot uautorisert innsyn
Lenke til Slik løser Autogear bedriftens utfordinger med personvernet
Tips: Slik kommer du i gang med GDPR-sikret kjørebok
1. Bruk informasjonsbrevet vårt: Del det med ansatte i forkant
2. Signer avtale med ansatte: Standardmal finnes i kompendiet
3. Dokumenter behandlingsgrunnlaget:
4. Tilpass personverninnstillinger i Autogear til din bedrift behov
5. Tilby opplæring: Gjøre det enkelt for ansatte å bruke systemet korrekt
6. Revider jevnlig: Sørg for at dokumentasjon, innstillinger og formål er oppdatert
Oppsummering:
Det er ikke nok å ha en elektronisk kjørebok, du må også dokumentere at den brukes i tråd med GDPR.
Med vårt nye kompendium får du et praktisk rammeverk som hjelper deg med nettopp det – uten unødig jusspråk eller kompliserte prosesser.
Vi har utkast for informasjonsskriv, avtale og kompendium ved innføring av elektronisk kjørebok.
👉 Kontakt oss på kontakt@autogear.no eller ring 21 08 02 60.
Er du eksisterende kunde, ta kontakt med din kundekontakt for mer informasjon.
.jpg)
