Papirarbeid og føring av bruk i forbindelse med firmabiler, kan stjele både tid og penger. Lurer du på om en elektronisk kjørebok er riktig for din bedrift? Her får du oversikten over 3 ting du kan forvente deg.
1. Slutt på privatkjøring blant de ansatte
Har du en elektronisk kjørebok blir det automatisk slutt på å bruke bilen privat. Med en manuell kjørebok er det mulig å jukse. Det kan du ikke med en elektronisk kjørebok. Den vil nemlig gi deg beskjed dersom den blir koplet ut eller tuklet med på annet vis. Alle kjøreturer blir automatisk loggført, med stopp, bompenger etc. På denne måten forhindrer du at ansatte skal bli fristet til å bruke den privat.
Les også: Kan man jukse med en kjørebok?
Skulle bedriften bli tatt for udokumentert privatbruk av firmabil kan det bli en svært dyr affære, og i ytterste konsekvens kan det bli kroken på døra for noen bedrifter. Bøtene kan være på flere hundre tusen kroner - opptil én million kroner. Betalingsfristen på disse kan være på bare 14 dager.
Det er liten tvil om at det er viktig å ha orden i sysakene når det kommer til bruken av firmabilene.
2. Nedgang i antall kilometer og drivstoffbruk
Erfaringsmessig vet man at antall kilometer per firmabil går ned ved bytte til elektronisk kjørebok. For deg som er bedriftsleder er dette positivt på mer enn én måte. Mange firmaer leaser biler og da er det som regel restriksjoner på hvor mange tusen kilometer som er inkludert per år. Da kan en nedgang i antall kilometer per bil være postivt.
Når bilene kjører mindre, så går drivstoffbruken ned. Dermed sparer du også utgifter på drivstoff. I noen tilfeller dreier det seg om så mye som 10 - 15 prosent lavere drivstoffutgifter.
3. Du sparer tid
Skal du føre kjørebok manuelt er det essensielt å ha gode rutiner. Det er ikke mange kilometer som skal føres feil før det kan koste deg svært dyrt. Mange regnskapsførere anbefaler bedrifter å gå over til elektronisk kjørebok.
Det er mange regnetimer å spare på å gå over til elektronisk kjørebok. I tillegg er det et effektivt og presist verktøy for å ivareta kravet til dokumentasjon på en god måte. Den gir oversikt over hvilken bruk som er arbeidsrelatert og hvilken som er privat, har Per-Ole Hegdahl i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening uttalt til firmabil.no.
Les også: Hvordan fungerer en kjørebok?
Å føre en kjørebok manuelt er mye arbeid. Informasjonen som skal innrapporteres til myndighetene er blant annet:
- Informasjon om startadresse
- Antall kilometer
- Hvor reisen gikk
- Sluttadresse og beskrivelse av reisens formål
Dersom dine ansatte kjører mye i løpet av en arbeidsuke så kan de ende opp med å bruke mye tid på å føre inn kjøreturene. Hvis en ansatt har kjørt 200 turer i løpet av et halvår, innebærer det opp til en arbeidsuke med manuell loggføring. Du kan selv regne hva en tapt arbeidsuke koster bedriften din.
